Per prima cosa è opportuno definire lo scopo che ci si prefigge distinguendo tra volontariato (prevale uno scopo di solidarietà sociale) e associazionismo (prevale invece uno scopo mutualistico): questa premessa è fondamentale per qualificare dal punto di vista giuridico l’attività dell’associazione e orientarsi quindi verso la costituzione di un’organizzazione di volontariato ovvero di un’associazione di promozione sociale.

Una volta definita la tipologia giuridica di realtà associativa che si andrà a costituire, ci si deve dotare di uno statuto conforme ai requisiti previsti dalla normativa di riferimento e in seguito convocare un’assemblea dei soci fondatori con la quale approvare atto costitutivo e statuto.

I passaggi successivi prevedono l’attribuzione del codice fiscale presso l’ufficio dell’Agenzia delle Entrate territorialmente competente e la registrazione dei documenti costitutivi sempre presso l’Agenzia delle Entrate.

Ai sensi dell’art. 3 della Legge 266/91 sono esenti in modo assoluto dall’imposta di bollo tutti gli atti, i documenti, le istanze, i contratti, le copie conformi, gli estratti, le certificazioni, le dichiarazioni e le attestazioni posti in essere o richieste da un’ organizzazione di volontariato.

Sempre ai sensi dell’arti. 3 le organizzazioni di volontariato sono esenti anche dall’imposta di registro.

Quando l’associazione si costituisce deve darne comunicazione all'Agenzia delle Entrate che rilascia un codice fiscale per il soggetto appena nato.

A titolo di esempio, il codice fiscale è indispensabile per:

• acquistare beni con fattura;
• intestare all'Associazione beni immobili;
• stipulare contratti;
• richiedere contributi e/o rimborsi spese a istituzioni;
• erogare compensi;
• versare ritenute d'acconto;
• compilare dichiarazioni fiscali sia proprie (modello UNICO) che per dipendenti.

Con la costituzione di un’associazione i soci stipulano fra di loro un contratto che come tale viene disciplinato dagli art. 1321 e seguenti del Codice Civile.

Ai sensi dell’art. 1321 “il contratto è l’accordo di due o più parti per costituire, regolare o estinguere tra loro un rapporto giuridico patrimoniale”: per legge sarebbero quindi sufficienti due persone per costituire un’associazione, anche se per ovvi motivi la prassi ritiene necessaria la presenza di almeno tre soggetti.

L'atto costitutivo e lo statuto possono essere redatti in una delle seguenti forme:

• atto pubblico se stipulati da un notaio (o da altro pubblico ufficiale autorizzato) con le debite formalità. L’atto costitutivo redatto sotto forma di atto pubblico e obbligatoria solo per le associazioni che intendono ottenere il riconoscimento della personalità giuridica.
• scrittura privata autenticata se stipulati dall’assemblea costituente che provvede poi successivamente a farli autenticare da un notaio o altro pubblico ufficiale autorizzato.
• scrittura privata registrata se redatti dall’assemblea che provvede poi a depositarli presso l’Ufficio del registro dell’agenzia delle entrate.

Ai fini dell'iscrizione nel Registro del Volontariato non è richiesta la forma pubblica essendo sufficiente una scrittura privata registrata.

Il concetto di registrazione fa riferimento alla registrazione dell’atto costitutivo e dello statuto presso l’ufficio del registro dell’agenzia delle entrate, finalizzato ad attribuire data certa della sottoscrizione del contratto tra i soci.

L’iscrizione, invece, è successiva alla registrazione degli atti e riguarda l’inserimento dell’associazione nel Registro del Volontariato ovvero in quello dell’Associazionismo.

Per un’associazione di volontariato l’iscrizione al Registro è condizione necessaria per assumere la qualifica fiscale di ONLUS e beneficiare delle agevolazioni fiscali previste dalla legislazione speciale.

L’iscrizione è necessaria inoltre per stipulare convenzioni con gli enti pubblici e per partecipare ai bandi regionali per la realizzazione di progetti specifici. Infine, l’iscrizione al Registro offre agli interlocutori dell’associazione la garanzia del possesso dei requisiti di buon funzionamento e trasparenza dal punto di vista giuridico, amministrativo e contabile.

Il riconoscimento giuridico è un procedimento di natura amministrativa che attribuisce personalità giuridica all’associazione. Si tratta di una distinzione importante perché la personalità giuridica garantisce autonomia patrimoniale perfetta all’associazione e quindi la presenza di un patrimonio a tutela dei terzi: i creditori non potranno in alcun modo aggredire il patrimonio personale dei soci ma si potranno rivalere solo sul patrimonio dell’associazione.

Diversa è la situazione per un associazione non riconosciuta che risponde invece delle obbligazioni sia con il patrimonio dell’associazione, sia con i beni personali degli amministratori e di chi abbia agito in nome e per conto dell’associazione.

Si fa notare che, per quanto riguarda le associazioni che intendano chiedere il riconoscimento giuridico, le disposizioni attuative del codice civile richiedono per le stesse l'adozione dell'atto costitutivo e dello statuto per atto pubblico, cioè alla presenza di un notaio.

La dicitura senza fini di lucro che caratterizza l’attività di volontariato non significa che l’associazione non possa avere degli utili (avanzi di gestione), bensì che questo avanzo di gestione debba essere reinvestito nelle attività dell’associazione e non ridistribuito fra i soci come avviene, invece, negli enti che perseguono una logica di profitto.

Per attività di volontariato si intende quella prestata in modo spontaneo, personale e gratuito, incompatibile con qualsiasi forma di lavoro (subordinato e autonomo) ovvero che preveda una forma di contributo patrimoniale al volontario.

I volontari quindi non possono essere in alcun modo retribuiti, ma solo rimborsati per le spese effettivamente sostenute in relazione all’attività prestata ed entro i limiti preventivamente stabiliti dall’organizzazione.

Secondo l’art. 4 della Legge 266/91 “Le organizzazioni di volontariato debbono assicurare i propri aderenti, che prestano attività di volontariato, contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività stessa, nonché per la responsabilità civile verso i terzi”.

In particolare è obbligatorio:

• assicurare i soci attivi;
• comunicare all’assicurazione i nominativi e le variazioni (ingressi e cessazioni);
• tenere il registro dei Volontari assicurati aggiornato.

E’ inoltre prevista la possibilità di stipulare polizze “in forma collettiva o in forma numerica” e, nel caso di convenzioni con gli enti pubblici, gli oneri relativi alla copertura assicurativa sono a carico dell’ente col quale è stipulata la convenzione stessa.

Le associazioni per funzionare, per gestire la loro organizzazione e per permettere ai soci di esprimere il proprio parere, sono dotate di organi interni: la prima distinzione è tra organi necessari che sono l’assemblea dei soci, il consiglio direttivo e il presidente, e organi eventuali che sono il collegio sindacale e il collegio dei probiviri.

Esistono poi figure tecniche (segretario, tesoriere, ecc) che hanno semplicemente compiti gestionali specifici.

Tutti gli organi per funzionare seguono determinate procedure, in particolare quelli collegiali vanno convocati e va tenuto un resoconto di quanto deliberato.